書面は、パソコンでプリントアウトしたもの、手書き、どちらでも作成可能です。
１ 書式の制限
内容証明郵便は文字数と行数に関して規定があります。これは必ず守りましょう。オーバーしていると受け付けてもらえません。
縦書きの場合・・・1行20字以内、１枚26行以内
横書きの場合・・・1行13字以内、１枚40行以内 または 1行26字以内、１枚20行以内
必然的に、書面1枚に書くことのできる文字数には制限があります。
枚数を増やすことは可能ですが、その分郵便代がかかることになりますので、できるだけ簡潔な文面を心がけましょう。
書式ダウンロードで提供しているWordファイルは、縦書きの文字数に基づいた設定となっています。
２ 文字の制限
使用できる文字には制限があります。
使用できるのは、仮名、漢字、数字、一般に使用される記号、英字は固有名詞のみです。
英文だけの内容証明はダメです。
仮に英文がOKだとしても、英文だけだと文字数がすぐにオーバーしてしまいますし（「pen」だけで3文字の扱い）、窓口で職員さんが確認するのも大変ですから、これは仕方ないでしょう。
ここで注意！
『 、 。 （ ） 「 」 』のような句読点や括弧は1字として扱います。
㎡やkgなどの記号も使用できますが、これらはいずれも2字として扱います。
３ 文字の修正方法
文字の訂正、挿入、削除をする際は、間違えた個所を二本線で消して、正しい文字を書き加え、さらに欄外に「○行目○字訂正（削除、挿入）」と明記して捺印しなければなりません。印鑑は差出人欄に押印してあるものを用います。
しかしながら、内容証明郵便は最低3部作成するので、1箇所訂正するだけでも大変な手間がかかります。もし間違いが見つかった場合は、再度プリントアウトして作り直した方が確実です。
なので、実際にこの方法を用いるのは、郵便局の窓口で誤りを指摘された場合くらいですが、参考までに。
４ 文面に差出人と受取人の住所氏名を含める
書面の最後に、差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名を書きます。
受取人を最後ではなく冒頭に書く場合もあります。
あと、差出人の氏名の後には押印しましょう。この印鑑は認印でもOKです。実印でなくてもよいです。
５ 書面が複数枚になる場合は契印する
書面１枚に書ききれず複数枚になったときは、ホッチキスで綴り、割り印（契印）をします。
作成例
書面が1枚の場合
差出人名の後に捺印
書面が2枚以上の場合
差出人名の後に捺印 ホッチキスで綴じる 全てのページの間に割り印する
→ 
→ 
上記の書式に基づいて作成した書面を3部作成します。文面、捺印箇所とも全て同じものを作ります。
封筒の準備
次に、差出用の封筒を準備します。差出用の封筒は、自分で準備して持っていかなければなりません。
サイズは特に問いませんが、書面がA4サイズであれば、長型3号（A4サイズ3つ折り）がオススメです。
宛名および差出人は、書面の中に書いてあるものと同一のものを書きましょう。なお、封筒に文字数や行数の制限はありません。
切手は、貼らなくてよいです。
封筒は空のまま持って行きます。まだ中身を入れて封をしてはいけません。
内容証明郵便を使う際は、封をしていない封筒を持っていく必要があります。