【内容証明郵便の書き方】縦書きと横書きで異なる文字数制限、作成例、封筒のルール

書式は以下のように定められています。

パソコンで印刷したもの、手書きしたもの、どちらでも作成可能です。但し、書面1枚に書くことのできる文字数には制限があります。枚数を増やすことは可能ですが、その分郵便代がかかることになりますので、できるだけ簡潔な文面を心がけましょう。

縦書きの場合・・・ 1行20字以内、１枚26行以内

横書きの場合・・・ 1行13字以内、１枚40行以内、または 1行26字以内、１枚20行以内

使用できる文字には制限があります。仮名、漢字、数字、一般に使用される記号、英字は固有名詞のみとされています。英文の内容証明はダメです。

『　、　。（　）「　」』のような句読点や括弧は、それぞれ1字として扱います。

㎡やkgなどの記号も使用できますが、これらはいずれも2字として扱います。

丸付き数字（①、②など）は、枠を1字として扱うので、①や②は2字として扱います。⑩は3字です。

これで文字数がオーバーしてしまうとアウトなので、記号を使う際は注意しましょう。

文字の訂正、挿入、削除をする際は、間違えた個所を二本線で消して、正しい文字を書き加え、さらに欄外に「○行目○字訂正（削除、挿入）」と明記して捺印しなければなりません。印鑑は、差出人欄に押印してあるものを用います。

内容証明郵便は最低3部作成しますので、1箇所訂正するだけでも、3部とも訂正することになり、大変な手間がかかります。郵便局の窓口で誤りを指摘された場合で、それが軽微な場合は、これで訂正することもありますが、もし大きな間違いが見つかった場合は、再度プリントアウトしなおした方が早いかも・・・。

書面の最後に、差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名を書きます。横書きの場合は手紙の最後ではなく冒頭に書く場合もあります。差出人の氏名の後には押印しましょう。この印鑑は認印で可です。実印であることは要しません。

書面１枚に書ききれず複数枚になったときは、ホッチキスで綴り、契り印（割り印）をします。

もちろん、3部とも同様です。

作成例

上記１の書式に基づいて作成した書面を3部作成します。文面、捺印箇所とも全て同じものを作ります。

書面が1枚だけの場合はシンプルです。

これで書面は出来上がりです。

次に、差出用の封筒を準備します。

内容証明郵便は、中の文面だけでなく封筒の作成にも決まりがあります。

特に決まりはありませんが、A4サイズの書面であれば、長型3号（A4サイズ3つ折り）がオススメです。

封筒に宛名と差出人の住所氏名を書きます。宛名および差出人は、書面の中に書いてあるものと同一のものを書きましょう。

なお、封筒に文字数や行数の制限はありません。

切手は貼らなくていいです。

中身を入れて封をしてはいけません。開けたまま窓口に持って行きます。

封をするのは、郵便局の窓口で書面を確認してもらって、3部とも同一であることの証明をもらってからです。その後、そのうちの1部を入れて封をします。

書面と封筒（と郵便代）が準備できたら、郵便局に持ち込みましょう。